At drive et vandværk er ikke det samme, som det har været! Der er rigtigt mange opgaver på et vandværk, og der kommer stadig flere til. Opgaverne fordeler sig ved at enten at knytte sig til driften eller til administrationen. Hvilke af disse opgaver, der hører til i den ene eller den anden afdeling varierer fra vandværk til vandværk. De frivillige bestyrelser kan have svært at følge med, og det gør det bestemt ikke lettere at finde nye folk til vandværksbestyrelsen.

Men det er vigtigt at bevare vandværkerne, så vi skal finde ud af, hvorledes vi navigerer rundt i alle de nye krav og opgaver, der kommer fremadrettet. Der er naturligt 2 retninger at gå for at få lavet
vandværkets administration. 1. at gøre det selv, 2. at outsource det til et regnskabskontor eller en forsyningsvirksomhed. Her er det vigtigt at finde den rigtige løsning for netop jeres vandværk. VRPnetværket har opsamlet erfaring gennem årene.

I administrationen kommer der nye krav fra mange sider, som f.eks:
• Erhvervsstyrelsen – f.eks. regnskabsvejledning
• Kommunerne – f.eks. takstblade og anlægsbudgettering
• Miljøstyrelsen – f.eks. ledelsessystem med tilhørende kvalitetssikring, risikovurdering og hygiejneforhold
• Betalinger – Nets/hvidvaskning
• Større krav fra forbrugerne – f.eks. information og kommunikation

Gør det selv!
En vej til at »gøre det lettere« går gennem god planlægning. Heldigvis kommer en del af opgaverne i en bestemt cyklus hen over året, som betyder, at de kan sættes i et system, der angiver, hvornår de kommer, og hvorledes de udføres. De øvrige opgaver grupperes på en måde, der gør dem lette at gå til. Ud over at opgaverne planlægges, skal det fremgå helt klart, hvorledes driftslederen, kassereren eller 3-mand udfører opgaven.

Planlægningsarbejdet har 5 hovedfaser:
1. Tilrettelæg de administrative opgaver, der kommer i en fast cyklus:
Indlæsning af måleraflæsninger, årsafregning, 1’ste aconto, opkrævninger, indbetalinger, rykkere, aconto afregning, etc.
2. Tilrettelæg de administrative opgaver, der kommer spredt ud over året:
Målerskifte, flytninger, afdragsordninger, nye forbrugssteder, konkurser etc.
3. Hvorledes udføres opgaverne:
Beskrivelse af hvem, hvad og hvordan man gør, samarbejdspartnere osv.
4. Hvem kan eventuelt hjælpe med at udføre opgaven:
Samarbejdspartnere, leverandører, administrationskontor.
5. Vedligeholdelse:
Planen vedligeholdes således, at den ikke forældes.

Planlægningen er naturligvis et stykke arbejde, der kræver tid, men den investerede tid kommer igen ved den sparede fremtidige arbejdstid, og ikke mindst, er det med til give sikkerhed for, at alle opgaver bliver udført.

I VRPnetværket har vi udarbejdet en model, som vi kalder »Appia Årshjul«. Appia Årshjul er model til gennemførsel af denne planlægning.

Regnskabskontor eller en forsyningsvirksomhed?
Hvad er bedst at outsource vandværktestadministration til – et regnskabskontor eller en forsyningsvirksomhed (vand, el, varme, spildevand)?

For forbrugerne er konklusionen helt klar – Outsources administrationen til en forsyningsvirksomhed kommer forbrugerne til at betale mere for deres vand!

I det følgende beskrives nogle af de typiske fælder, og angiver nogle spørgsmål, som kan være med til at belyse de eksakte forhold, før valg af outsourcingsmodel, træffes.

Når man outsourcer arbejdet med administration til et regnskabskontor, er prisen pakket i en pakkepris typisk bestående af 3 elementer, hvor alt er inklusive. Hvis der outsources til en forsyningsvirksomhed (vand, el, varme, spildevand etc.) er der en grundpris plus, at de beholder indtægten fra nogle af takstbladsgebyrerne, f.eks. rykker/flyttegebyrer, og der samtidigt skabes nogle nye gebyrer, som sendes til forbrugerne.

Forsyningsvirksomheden tager desuden ejerskab over de data, som skabes i forbindelse med den administrative håndtering. Det betyder, at de indtægter, som skabes i forbindelse med levering af data, tilfalder forsyningsvirksomheden (f.eks målerdata til spildevandsforsyning).

Intet i verden er gratis, heller ikke administration af et vandværk!

Det er vores analyse, at følgende forhold gør sig gældende for markedet for administrative services til vandværker. Vi har for nemheds skyld valgt at opdele leverandørerne i to segmenter, regnskabskontor/vandværker og offentlige/private forsyningsvirksomheder.

I figuren herunder forsøger vi at anskueligøre de forhold, der fra forsyningsvirksomhedernes vedkommende oftest undlades at gøre opmærksom på, hvilket kan medføre ekstra regninger til vandværkets forbrugere, efter aftalen er indgået.

Følgende 13 spørgsmål kan bruges til at identificere prisen for at få lavet vandværkets administration hos en underleverandør.
1. Pakkepriser:
Kan aftalen opsiges, og hvad koster det vandværket at skifte til en anden administrationsleverandør?
2. Abonnement
Årlig abonnement pr. forbruger dækker udstedelse af aconto, årsafregning, modtagelse af betalinger, oprettelse af nye forbrugere mm.
3. Telefonkontakt med forbrugerne
4. Finansregnskab/bogholderi
Diverse indtastninger af bilag, indberetninger til skat og udfærdigelse af regnskab og budgetter.

Pris for ydelser:
5. Målerstyring
Håndtering af lovmæssig kontrol af vandmålere i drift/ opdeling af målere i partier og udskiftning af målere. Medtages som omkostning, hvis det ikke er en del af abonnementet
6. Rykker
Udstedelse af rykkere og lukkebreve. Medtages som en omkostning, hvis gebyret ikke tilfalder vandværket.
7. Flyttegebyr
Oprettelse af flyttere eller navneændring ved ejerskifte. Medtages som en omkostning, hvis gebyret ikke tilfalder vandværket.
8. Måleroplysning
Årlig oplysning af forbrugstal til spildevandsselskab (kommunen). Medtages som en omkostning, hvis beløbet ikke tilfalder vandværket.
9. Måleraflæsninger
Aflæsningskort/fjernaflæste målere. Medtages som omkostning, hvis det ikke er en del af abonnementet.
10. Tidsfakturering
Fakturering af tidsforbrug, der ligger ud over det aftalte abonnement.
11. Ekspeditionsgebyrer
F.eks. i forbindelse med ekstra udskrifter, statistik og lignende. Medtages som omkostning hvis det ikke er en del af abonnementet.
12. Andet
Er der andre ydelser, gebyrer eller områder, hvor betaling fra forbruger ikke tilfalder vandværket. Medtages som en omkostning, hvis beløbet ikke tilfalder vandværket.
13. Betaling af IT-system
Abonnement på softwareløsning til håndtering af vandværkets opgaver